こんにちは。yutoです。
皆さんあの先輩はなんであんなに仕事が早いんだろう？って思ったことはないですか。
僕はあります。自分も社会人3年目で仕事遅い方ではないと思ってるのですが、もっと素早く仕事ができたらなと思ってました。
今回はその先輩がなぜ仕事が早いのかを解説しつつ、仕事が遅い人がほぼ確実にやってしまっているミスについて話していきます。
仕事が遅い人がやってしまっているミス
期日を決めない
皆さん上司に仕事を頼まれた時など、いつを目標にしてその仕事に取り掛かっていますか？もし、いつまでにやるという具体的な日付を決めてない方は要注意です。今すぐ上司に聞くなりして具体的な日付を決めて下さい。
人間はやはり気を抜くとすぐにズボラになるので、期日が決まっていないとやりません。やらないは言い過ぎかもしれませんが、確実に優先度が落ちます。
夏休みの宿題が8/31までにやって9/1に提出って決まってなくてもやりますか？たぶんやらないと思うんですよね。それと同じです。仕事になろうが同じなんです。
もし、あなたが上司側なら部下へ指示する時は絶対に期日を一緒に伝えてください。期日も伝えずにあの資料まだ？とか聞かないで下さい。たまに進捗確認してあげるのはいいですけどね。
とにかく期日。他社に何かを依頼するときもです。言いにくいときもあるかもしれないですが、この前お願いした件まだかな…って不安になるぐらいなら最初から「お手数ですが、来週末までにご回答いただけますでしょうか。」と聞いておきましょう。自分の作業ではなく、その他のひとの作業にも期日を決める。これが仕事を早くする一つのコツです。
アウトラインを作らない
先輩から教わったのはとにかくアウトラインを作れということでした。
アウトラインとは全体像のことです。
皆さんは先輩から資料を作成しといてって言われたらどうしますか？
「はい！わかりました！」ってすぐにとりかかります？
ちょっと待ってください。それはダメです。
すぐにとりかかるのは一見仕事が早くて優秀そうにみえますが、実はこのやり方では遅いのです。
なぜか。
ゴールを決めていないまま進み出しているからです。
いやいや、資料を作るというゴールに向かって進んでいるじゃないですか。と思うかもしれないですが、実はゴールはそこではないんですよね。
ゴールはその資料を見る人にとって伝えたいことを的確に伝えることです。
わかってるわって思うかもしれないですけど、そこをしっかり意識して資料作るのって意外とできてないのではないでしょうか。
何が言いたいのかというと、ゴールを最大限に具体化してますか？ということです。
会議で説明するための資料という抽象的なものではなくて、その資料でいったい何が説明したいのか、ということです。
例えば社内の情報セキュリティに関する資料を更新する。という内容であれば、
・最新の情報に置き換える
・それを元に社員へ今どのような事が脅威なのか知ってもらう
・一人一人の意識を高めて情報漏洩しないことに繋がる
と言った事があげられます。
上司に「じゃあ、情報セキュリティの資料作成よろしく」と言われたときに、「よし、社員一人一人の意識を高めて情報漏洩を絶対に防ぐような資料を作るぞ！」とゴールを定め、それに必要な情報を資料に入れていく。これが仕事が早い人がやっていることなのです。
何事も目標
どんなことでも目標を立てる事が大切です。
それはたった一つの資料を作るのでも同じ。
仕事が早い人は無意識的にこれができるレベルなんです。一瞬で目標をたてて、そこに到達するには何工程必要か判断し、作業に取りかかる。
これができるようになればどんどん仕事が早くなっていきます。
次の資料作成から意識してやっていきましょう。
やるとやらないじゃ全然違います。
やらなければ一生仕事が遅いままです。
これだけ言ってもやらない人は多いですけどね笑
どんなちっさいことでもまずは目標。そこから何をすればいいかを逆算しましょう。
